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Posteingang für Bauträger: E-Mails automatisch einordnen

kanlauf ordnet eingehende E-Mails in kanbau ein, übernimmt die Vorschläge der kanbau-KI oder lehnt sie begründet ab und gibt jede Mail an den passenden Workflow.

Beispiel Mail von Rohbau Schulz GmbH

  1. Mail
  2. kanbau-KI
  3. Einordnen
  4. Weitergeben

weiter an den Rechnungseingang

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Der Ablauf in kanbau

So läuft der Postfach Schritt für Schritt

Wer was tut, wo kanlauf fragt und wo Sie entscheiden. Wählen Sie einen Fall.

Beispiel Abschlagsrechnung Rohbau Schulz GmbHDie kanbau-KI ist sich sicher. kanlauf bestätigt selbst und gibt die Rechnung an den Rechnungseingang.

  1. Mail kommt ankanbauDie Mail kommt in kanbau an. Niemand muss sie weiterleiten.
  2. kanbau-KI analysiertkanbauDie KI von kanbau schlägt Einordnung, Projekt, Betreff und Label vor, jeweils mit einer Sicherheit.
  3. Mail bestimmenFachagentDer Fachagent für den Posteingang liest Mail und Stand der Analyse. Ist die Mail schon erledigt, ändert er nichts.
  4. Vorschläge prüfenFachagentLabel, Projekt und Betreff der kanbau-KI werden übernommen oder mit Begründung abgelehnt.
  5. Einordnung bestätigenFachagentMit der Bestätigung meldet kanbau das Ereignis „Mail eingeordnet“.
  6. WeitergebenkanlaufDer Workflow, der für diese Art zuständig ist, übernimmt die Mail. Eine Eingangsrechnung geht an den Rechnungseingang.
  7. Eingeordnet und weitergegebenkanbauDer Vorgang endet mit „Eingeordnet und weitergegeben“.

Beispiel Nachtragsangebot Fenster HuberRechnung oder Angebot? Die Sicherheit reicht nicht. kanlauf fragt, Sie entscheiden.

  1. Mail kommt ankanbauDie Mail kommt in kanbau an. Niemand muss sie weiterleiten.
  2. kanbau-KI analysiertkanbauDie KI von kanbau schlägt Einordnung, Projekt, Betreff und Label vor, jeweils mit einer Sicherheit.
  3. Mail bestimmenFachagentDer Fachagent für den Posteingang liest Mail und Stand der Analyse. Ist die Mail schon erledigt, ändert er nichts.
  4. Vorschläge prüfenFachagentLabel, Projekt und Betreff der kanbau-KI werden übernommen oder mit Begründung abgelehnt.
  5. RückfrageSieLiegt die Sicherheit unter der Mindestsicherheit Ihrer Installation, fragt kanlauf nach, bevor er etwas bestätigt.
  6. Einordnung bestätigenFachagentMit der Bestätigung meldet kanbau das Ereignis „Mail eingeordnet“.
  7. WeitergebenkanlaufDer Workflow, der für diese Art zuständig ist, übernimmt die Mail. Eine Eingangsrechnung geht an den Rechnungseingang.
  8. Eingeordnet und weitergegebenkanbauDer Vorgang endet mit „Eingeordnet und weitergegeben“.

Beispiel Mail ohne Betreff und AnhangNiemand beantwortet die Frage. Die Mail bleibt mit Hinweis bei Ihnen.

  1. Mail kommt ankanbauDie Mail kommt in kanbau an. Niemand muss sie weiterleiten.
  2. kanbau-KI analysiertkanbauDie KI von kanbau schlägt Einordnung, Projekt, Betreff und Label vor, jeweils mit einer Sicherheit.
  3. Mail bestimmenFachagentDer Fachagent für den Posteingang liest Mail und Stand der Analyse. Ist die Mail schon erledigt, ändert er nichts.
  4. Vorschläge prüfenFachagentLabel, Projekt und Betreff der kanbau-KI werden übernommen oder mit Begründung abgelehnt.
  5. RückfrageSieLiegt die Sicherheit unter der Mindestsicherheit Ihrer Installation, fragt kanlauf nach, bevor er etwas bestätigt.
  6. Offen gebliebenkanbauBleibt die Frage unbeantwortet, steht an der Mail „Einordnung offen – bitte von Hand einordnen“.

Rechnung, Nachtrag, Mängelanzeige, Frage eines Erwerbers: kanlauf ordnet jede Mail ein, bevor jemand sie lesen muss.

Ein Postfach, zwanzig Anliegen

Im Postfach eines Bauträgers liegt alles nebeneinander: die Abschlagsrechnung des Rohbauers, ein Nachtragsangebot, eine Mängelanzeige aus der Gewährleistung, die Frage eines Erwerbers nach dem Übergabetermin. Bevor jemand antworten oder buchen kann, muss jede Mail erst einmal eingeordnet werden. Das ist keine schwierige Arbeit, aber sie hört nie auf.

Was kanlauf mit einer Mail macht

Kommt eine Mail in kanbau an, analysiert sie zuerst die KI von kanbau und macht Vorschläge. Danach beginnt für jede Mail ein eigener Vorgang in kanlauf.

  • Vorschläge prüfen: kanlauf nimmt die Vorschläge der kanbau-KI an oder lehnt sie mit Begründung ab.
  • Einordnung bestätigen: Ist die Einordnung sicher, bestätigt kanlauf sie selbst. Ist sie es nicht, fragt er nach. Die Schwelle für „sicher“ legt Ihre Installation fest.
  • Weitergeben: Mit der Bestätigung geht die Mail an den Workflow, der für diese Art zuständig ist. Eine Eingangsrechnung landet so direkt im Rechnungseingang.
  • Hinweise an der Mail: Abgelehnte Vorschläge, offene Einordnungen und Fehler stehen als kurzer Hinweis direkt an der Mail. Wer sie öffnet, sieht sofort, was noch fehlt.

Gibt es für eine Art von Mail noch keinen Workflow, schreibt kanlauf „Kein zuständiger Workflow“ an die Mail. Sie bleibt dann bei Ihnen, und niemand muss raten, warum nichts passiert ist.

Warum das als Kette läuft

Das Postfach entscheidet nur, was eine Mail ist. Was danach passiert, entscheidet der zuständige Workflow. Ein Workflow, der neu dazukommt, bekommt seine Mails deshalb automatisch, ohne dass am Postfach etwas geändert wird.

Was kanlauf nicht tut

  • Er beantwortet keine Mails an Erwerber oder Nachunternehmer in Ihrem Namen.
  • Er sortiert nichts neu, was ein Mensch schon eingeordnet hat.
  • Er sieht im Gespräch nie mehr Mails als Sie.

Häufige Fragen

Muss ich Mails an kanlauf weiterleiten?

Nein. kanlauf arbeitet mit den Mails, die ohnehin in kanbau ankommen.

Was passiert, wenn kanlauf sich nicht sicher ist?

Er fragt nach, bevor er die Einordnung bestätigt. Bleibt die Frage offen, steht an der Mail „Einordnung offen – bitte von Hand einordnen“.

Kann ich eine Mail auch von Hand einordnen?

Ja. Eine Einordnung von Hand geht genauso an den zuständigen Workflow weiter.

Weitere Workflows

Rechnungseingang · Kontoumsätze · Rechte und Freigaben · Häufige Fragen