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Eingangsrechnungen prüfen als Bauträger: mit KI in kanbau

kanlauf erfasst Eingangsrechnungen in kanbau, prüft sie gegen Vergabevertrag und Leistungsstand und legt sie mit Prüfblatt zur Freigabe vor.

Beispiel 3. Abschlag · Elektro Maier GmbH

  1. Eingang
  2. Erfassen
  3. Prüfen
  4. Prüfblatt
  5. Freigabe

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Der Ablauf in kanbau

So läuft der Rechnungseingang Schritt für Schritt

Wer was tut, wo kanlauf fragt und wo Sie entscheiden. Wählen Sie einen Fall.

Beispiel 3. Abschlag · Elektro Maier GmbHEs gibt genau einen passenden Vergabevertrag. Also prüft der Fachagent sachlich, und die Bauleitung bestätigt die Prüfsumme.

  1. Mail kommt ankanbauDie Mail liegt im Posteingang von kanbau. Der Workflow Postfach hat sie als Eingangsrechnung eingeordnet und gibt sie weiter.
  2. Mail-Analyse lesenkanlaufkanlauf übernimmt die bestätigte Einordnung, den erkannten Rechnungsbeleg und den Absender. Gelesen wird nichts doppelt.
  3. Rechnung erfassenFachagentDer Fachagent gleicht Lieferant, Vergabevertrag und Projekt ab und legt die Rechnung mit Beleg in kanbau an. Die Rechnungsdaten kommen aus der Rechnungserkennung von kanbau.
  4. Sachlich prüfenFachagentJede Position wird mit dem Vergabevertrag, den Projektpositionen und dem dokumentierten Leistungsstand verglichen. Ergebnis: freigeben, nachfragen oder ablehnen, mit Gründen.
  5. Prüfsumme bestätigenBauleitungDer Bauleiter des Projekts bestätigt die Prüfsumme brutto. Bei Verwaltungsprojekten entfällt dieser Schritt.
  6. Prüfsumme eintragenFachagentDie bestätigte Prüfsumme kommt an die Rechnung in kanbau.
  7. Prüfblatt ablegenkanlaufAm Beleg liegt ein Prüfblatt als PDF, oder Ihre Druckvorlage: je Prüfpunkt in Ordnung, Befund oder nicht prüfbar.
  8. Sachlich geprüftkanbauDer Vorgang endet mit „Sachlich geprüft“. Die Rechnung ist bereit für die Zahlung.

Beispiel Rechnung Gerüstbau WeberKein Vertrag, das ist normal. Der Fachagent prüft rechnerisch, Sie geben frei, kanbau bucht.

  1. Mail kommt ankanbauDie Mail liegt im Posteingang von kanbau. Der Workflow Postfach hat sie als Eingangsrechnung eingeordnet und gibt sie weiter.
  2. Mail-Analyse lesenkanlaufkanlauf übernimmt die bestätigte Einordnung, den erkannten Rechnungsbeleg und den Absender. Gelesen wird nichts doppelt.
  3. Rechnung erfassenFachagentDer Fachagent gleicht Lieferant, Vergabevertrag und Projekt ab und legt die Rechnung mit Beleg in kanbau an. Die Rechnungsdaten kommen aus der Rechnungserkennung von kanbau.
  4. Buchung vorbereitenFachagentRechnerische Prüfung und Buchungsdaten. Die Buchungsprüfung von kanbau sagt vorab, ob das Buchen gelingen kann.
  5. Ihre FreigabeSieSchreibende Schritte warten auf Ihre Freigabe, solange Ihr Admin das nicht anders eingestellt hat.
  6. BuchenkanbauGebucht wird über die Buchungsprüfung von kanbau.
  7. Prüfblatt ablegenkanlaufAm Beleg liegt ein Prüfblatt als PDF, oder Ihre Druckvorlage: je Prüfpunkt in Ordnung, Befund oder nicht prüfbar.
  8. GebuchtkanbauDer Vorgang endet mit „Gebucht“.

Beispiel Rechnung Baustrom NordDie Buchungsprüfung findet ein Problem. kanlauf tut nicht so, als wäre alles erledigt.

  1. Mail kommt ankanbauDie Mail liegt im Posteingang von kanbau. Der Workflow Postfach hat sie als Eingangsrechnung eingeordnet und gibt sie weiter.
  2. Mail-Analyse lesenkanlaufkanlauf übernimmt die bestätigte Einordnung, den erkannten Rechnungsbeleg und den Absender. Gelesen wird nichts doppelt.
  3. Rechnung erfassenFachagentDer Fachagent gleicht Lieferant, Vergabevertrag und Projekt ab und legt die Rechnung mit Beleg in kanbau an. Die Rechnungsdaten kommen aus der Rechnungserkennung von kanbau.
  4. Buchung vorbereitenFachagentRechnerische Prüfung und Buchungsdaten. Die Buchungsprüfung von kanbau sagt vorab, ob das Buchen gelingen kann.
  5. Ihre FreigabeSieSchreibende Schritte warten auf Ihre Freigabe, solange Ihr Admin das nicht anders eingestellt hat.
  6. BuchenkanbauGebucht wird über die Buchungsprüfung von kanbau.
  7. Prüfblatt ablegenkanlaufAm Beleg liegt ein Prüfblatt als PDF, oder Ihre Druckvorlage: je Prüfpunkt in Ordnung, Befund oder nicht prüfbar.
  8. Nicht gebuchtkanbauKann kanbau nicht buchen, etwa weil ein Konto fehlt, endet der Vorgang ehrlich mit „Nicht gebucht“ und den Gründen.

Rechnung rein, Vergabevertrag daneben, Positionen verglichen. Was nicht passt, steht im Prüfblatt.

Warum die Rechnungsprüfung beim Bauträger so lange dauert

Eine Abschlagsrechnung vom Elektriker ist schnell geöffnet. Die Arbeit fängt danach an. Zu welchem Projekt gehört sie, zu welchem Vergabevertrag? Stimmen die Einheitspreise? Wie viel von der Menge wurde mit den letzten Abschlägen schon abgerechnet, und ist der Sicherheitseinbehalt berücksichtigt?

Bei einem Wohnbauprojekt mit zwanzig Gewerken stellt sich diese Frage bei jeder Rechnung neu. Die Antworten stehen fast immer schon im System. Sie müssen nur jemand zusammensuchen.

Was kanlauf mit einer Eingangsrechnung macht

Eine Rechnung kommt per Mail in kanbau an. Sobald die Mail als Eingangsrechnung eingeordnet ist, beginnt ein Vorgang. Sie können eine Rechnung auch im Chat hochladen.

  • Erfassen: Die Rechnungsdaten kommen aus der Rechnungserkennung von kanbau. Was dort nicht erkannt wurde, bleibt leer. kanlauf rät keine Beträge und rundet nicht.
  • Lieferant: kanlauf sucht den Lieferanten unter Ihren Adressen. Gibt es mehrere ähnliche, fragt er nach. Gibt es keinen, legt er ihn an. Passt die Absender-Adresse der Mail nicht zum Lieferanten, steht das als offener Punkt im Vorgang.
  • Vertrag: Passt genau ein Vergabevertrag, nimmt kanlauf ihn. Kommen mehrere in Frage, fragt er. Rechnungen ohne Vertrag sind normal und laufen trotzdem durch.
  • Projekt: Mit Vertrag ist es das Projekt des Vertrags. Ohne Vertrag zählt, was auf der Rechnung erkannt wurde, sonst das Projekt der letzten Rechnung desselben Lieferanten.

Rechnerische und sachliche Prüfung

Danach prüft ein Fachagent die Rechnung. Rechnerisch geht es um Pflichtangaben, Summen, Dubletten, Skonto, Einbehalte und Steuerschuld nach § 13b UStG.

Sachlich vergleicht er jede Position mit dem Vergabevertrag: bestellte Leistungen, Einheitspreise, schon abgerechnete Mengen. Er schaut auch in die Projektpositionen und in Berichte, die den Leistungsstand belegen. Auffällig ist zum Beispiel eine Menge, die über den Auftrag hinausgeht, ein Einheitspreis, der vom Vertrag abweicht, oder eine Leistung, die gar nicht beauftragt war. Das letzte ist oft ein Nachtrag, und kanlauf nennt es so.

Am Ende steht ein Vorschlag: freigeben, nachfragen oder ablehnen, jeweils mit Gründen. Entscheiden tut ein Mensch. Die Prüfsumme trägt der Bauleiter des Projekts ein.

Was Sie am Ende sehen

Der Beleg ist in kanbau erfasst. Am Beleg hängt ein Prüfblatt als PDF, oder Ihre eigene Druckvorlage, wenn es eine gibt. Darauf steht je Prüfpunkt: in Ordnung, Befund oder nicht prüfbar. Wer später fragt, warum eine Rechnung so gebucht wurde, findet die Antwort dort.

Gebucht wird über die Buchungsprüfung von kanbau. Kann kanbau nicht buchen, weil etwa ein Konto fehlt, endet der Vorgang mit „Nicht gebucht“ und den Gründen. Er tut nicht so, als wäre alles erledigt.

Was kanlauf nicht tut

  • Er bucht nicht ohne Ihre Freigabe, solange Ihr Admin das nicht anders einstellt.
  • Er liest Rechnungsbeträge nicht selbst aus der PDF ab.
  • Er sieht im Gespräch nie mehr Daten als Sie.
  • Er ersetzt nicht die Bauleitung. Ob die Leistung auf der Baustelle erbracht ist, bestätigt weiter ein Mensch.

Häufige Fragen

Prüft kanlauf auch, ob die Leistung erbracht wurde?

Er vergleicht die Rechnung mit Vertrag, Projektpositionen und Berichten in kanbau und meldet Abweichungen. Die Bestätigung kommt vom Bauleiter, der die Prüfsumme einträgt.

Was passiert bei einer Rechnung ohne Vergabevertrag?

Sie läuft trotzdem durch. Der Vergleich mit dem Vertrag entfällt, das ist kein Befund. Projekt und Lieferant ordnet kanlauf wie gewohnt zu.

Erkennt kanlauf doppelte Rechnungen?

Ja. Die Dublettenprüfung gehört zur rechnerischen Prüfung. Ist eine Rechnung schon in kanbau, legt kanlauf keine zweite an.

Funktioniert der Rechnungseingang mit E-Rechnungen?

Ja. Ob PDF oder E-Rechnung: Die Daten kommen aus der Rechnungserkennung von kanbau, der Ablauf ist derselbe.

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